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La gestión del tiempo

La gestión del tiempo es un tema que desde hace semanas estoy analizando y estudiando para poder ofreceros a través del artículo herramientas flexibles para planificar y organizar las tareas diarias, que podáis ser más eficaces en vuestro puesto de trabajo, sepáis distinguir las tareas importantes de las que roban tiempo, saber delegar, saber decir NO, conseguir éxito profesional a través de mejorar la gestión del tiempo y tener más tiempo para conciliar la vida personal con la profesional.


Benjamin Franklis dijo: "No malgastes tu tiempo, pues de esa materia está hecha la vida"


Para poder gestionar nuestras agendas y tareas con mayor éxito, tenemos que dejar de lado creencias sobre el valor del tiempo:
  1. El tiempo es gratuito y sin valor
  2. El tiemo es inagotable
  3. Aprovechar el tiempo es algo fastidioso
  4. No tengo tiempo.
  5. Hay muchas formas de ahorrar tiempo
 Y saber las verdaderas creencias del valor del tiempo:
  1. El tiempo es tu recurso más valioso.
  2. El tiempo es tu recurso más escaso.
  3. Aprovechar el tiempo fabrica la felicidad.
  4. Yo elijo a qué dedico el tiempo.
  5. El tiempo pasa, lo utilices o no. 
A continuación analizaré una serie de recomendaciones que he aplicado en mi gestión diarias y me han sido muy útiles en la gestión de mi tiempo para ser más eficaz y eficiente.

Planificar el tiempo

Para planificar bien el tiempo tenemos que tener claros unos valores que son: las tareas no son tan fáciles como parecen, llevan más tiempo del planificado, la planificación puede salir mal, todas las tareas llevan un tiempo, trabajar de forma inteligente es aplicar una buena gestión del tiempo, hay que orientar el hacia los objetivos, planificar el tiempo es elegir libremente y no tendrás tiempo hasta que te planifiques.

Planificar las tareas supone decidir qué tareas vamos a realizar, con qué prioridad y qué tiempo le vamos a asignar. Para hacer una buena planificación, tenemos que hacernos las siguientes preguntas.
  • ¿Cuáles son los objetivos y qué espero conseguir?
  • ¿Qué puedo hacer para conseguir los objetivos?
  • ¿Qué importancia y urgencia tiene cada acción?
  • ¿Cuánto tiempo dejaré a imprevistos y que no pueda controlar?
Los criterios de una buena planificación son:
  • Planificar sólo una parte del día.
  • Priorizar el trabajo más importante.
  • Evitar salir de una reunión para entrar en otra.
  • Marca horarios para leer el correo electrónico, hacer llamadas o desayunar.
  • Traslada las tareas prioritarias a los espacios vacíos.
  • No sobrecargues la programación.
Y, para aquellas tareas que piensas que no son planificables, intenta seguir estos consejos:
  1. Deja más tiempo libre en la planificación diaria
  2. Planifica las tareas fundamentales y los plazos imprescindibles.
  3. Si la tareas es muy grande y requiere mucho tiempo, divídela en varias subtareas. 
Para planificar te recomiendo varias herramientas: listas de tareas, calendario de citas, smartphone, programas de planificación o una libreta. 

 

El entorno

La buena gestión de nuestro tiempo viene marcada por la gestión del entorno, tenemos que ser capaces de reducir al máximo los ladrones de tiempo, seguro que la frase: ¿tienes un minuto?, te suena, se convierte en una hora tras otra. Para evitar los ladrones de tiempo tienes que seguir los siguientes consejos:
  • Plantar cara a las interrupciones continuas y no deseadas.
  • Mostrémonos ocupados y hagámoselo saber.
  • Limitemos al inicio la duración de la interrupción.
  • Anticipémonos a la interrupción e interrumpe tu primero.
  • Acordar un procedimiento para los temas a tratar.
  • Respetemos el tiempo de los demás.
  • Aprende a decir NO (lo trataré un poco más adelante)

 

Reuniones

Las reuniones están muy bien vistas pero antes de  organizar o aceptar la cita, tenemos que valorar si realmente es necesaria la reuniión, se pueden obtener los resultados a través de medios que roben menos tiempo y que sean más ágiles. Tenemos que saber que las reuniones siempre son caras.
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El teléfono

El teléfono es una herramienta práctica pero tenemos que elegir el momento y para qué utilizarlo, si están en una reunión ponlo en silencio, no alargues la conversación más de lo necesario y delega las llamadas menos importantes.

 

El mail

El mail es una herramienta de compartir información pero tenemos que evitar lo siguiente:
  1. Evita estar pendiente del mail.
  2. No estés apuntado a listas innecesarias. 
  3. No envíes correos masivos.
  4. Evita que te pongan copia, sólo de lo importante.
  5. Filtra por asuntos y prioridades.
  6. Abre el correo unas 2 o 3 veces al día, no más. 
  7. No llames por teléfono para saber si lo han recibido.
  8. Ser breves y claros en los correos electrónicos.

 

Gestión de la documentación

La gestión documental es una de las tareas más difíciles, especialmente en los trabajos administrativos, por eso es muy importante seguir los siguientes consejos:
  1. Toca cada papel una sola vez
  2. Comienza y termina una tarea por vez.
  3. Trabaja en una mesa ordenada, archiva los documentos.
  4. Trabaja sólo con los documentos que necesites.

 

La postergación

La postergación es uno de los factores que nos hace perder mucho tiempo por evitar, son aquellas tareas llamadas elefantes, que tenemos que identificar, te preguntarás ¿cómo las identifico? muy fácil, te dejo los indicadores para clasificar una tarea como elefante o postergada:
  1. Es una tareas que parece poco interesante o que no es agradable de hacer.
  2. Tienes miedo a fracasar o a no poder desarrollarla.
  3. No saber por dónde empezar, es decir, no coger el torro por los cuernos.
La postergación es muy peligrosa, ya que puede llevar a no realizar tareas importantes o necesarias para cumplir los objetivos.

 

Delegar

Para delegar tienes que confiar en la persona que tienes a tu lado, delegar no significa controlar todo lo que hace la persona sino delegar con todas las consecuencias. Sí, asumes un riesgo pero consigues los siguientes beneficios:
  1. Para ti mismo.
    • Reduces la carga de trabajo y el estrés.
    • Ganas tiempo para dedicarlo a otras tareas.
    • Permite conocer mejor a tus trabajadores.
    • Mejora el nivel de confianza del equipo
    • Mejora los resultados
  2. Para los compañeros.
    • Se sienten valorados en sus puestos de trabajo.
    • Asumen más experiencia.
    • Se sienten considerados.
  3. Para la compañía:
    • La empresa se beneficia por la cercanía de los trabajadores a sus clientes.
    • Se aprovechan mejora las habilidades y capacidades de sus miembros.
    • Mejora el trabajo en equipo.
    • Y, lo más importante para la empresa, mejora los resultados.

 

Aprender a decir NO

Aprender a decir NO es necesario e imprescindible para una buena gestión del tiempo y para obtener unos buenos resultados.  Para decir NO se tiene que aprender a valorar tus objetivos, resistirse a asumir tareas de otros, explicar el tus objetivos y saber que lo que te piden no te ayuda para conseguir tus objetivos, ofrecer una alternativa y saber decir NO de forma asertiva.


Espero que todos estos consejos y recomendaciones sean útiles para que mejores la gestión del tiempo, recordar como dice el proverbio chino:

"No basta con ir al río y pescar peces, hay que también llevar red"


Gracias por dedicar unos minutos a leer el blog y ahora te invito a dejar un comentario.

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